办公自动化条件下电子文件和纸质文件融合发展 - 百度文库
办公自动化条件下电子文件和纸质文件融合发展
办公室业务·
officeopertions
【摘要】随着科技现代化的发展，政府部门逐渐提高了自动化办公水平，进一步提高了工作效率。自动化办公的最终结果，就是出现了两类文件的归档，分别是电子文件与纸质文件。电子文件由于在存储、输出等方面具有现代化管理方式，体现出了纸质文件不能比拟的优势，可是纸质文件作为档案的原始文件，发挥了电子文件无法替代的法律凭证作用。因此，采用“双轨制”是目前比较先进的归档管理模式。本文分析了办公自动化条件下档案管理现状，电子文件和纸质文件各有其特点、优势和存储方法，提出了电子文件与纸质文件同步归档管理模式“双轨制”的实现。
【关键词】电子文件；纸质文件；双轨制；同步归档
一、档案办公自动化管理现状
我国当前很多政府部门逐渐开始应用了自动化办公体系，文件进行归档主要包括两种类型，分别是纸质文件与电子文件。二者所记录的信息虽然是一样的，可是载体是完全不同的，获得与存储的信息方式也是各不相同。在自动化办公的发展中，一部分部门已经觉得电子文件归档能够替代纸质文件归档，一味重视无纸化办公；一些部门则是认为电子文件归档操作存在着安全威胁，坚持采用纸质档案。因此，有很多单位的档案管理已经开始采用“双轨制”运行模式。
件设备才可以识别，电子文件依赖计算
机的程度大大降低了其完整真实性，正是因为电子文件过分依赖软件与设备，一旦其发生故障或者遭遇病毒攻击，系统发生瘫痪，电子文件将会被破坏甚至丢失，难以保证其原始性、真实性。
（二）纸质文件的特征
记录纸质文件的载体符号是原始实物，属于实际存在的物质，其特点是真实和原始，这是电子文化不能与其比较的。一旦产生纸质文件，制作材料纸张与笔迹组合在一起，充分满足了永久性保存与档案性的要求，可是纸质文件也有不足，信息流通速度较慢，查询、堆叠纸张十分繁琐，归档文件具有较大的工作量，处理信息过程中出现的灵活性与时间性不能符合工作的具体要求，处理档案信息的深度与广度不足，共享信息程度低下，很难为信息使用者提供方便快捷的信息，巨大的存储空间。除此之外，由于受到阳光、空气等方面的影响，同时提高了保存纸质文件的环境要求。
三、电子文件和纸质文件同步归档
电子文化转变了传统意义上的归档模式，能够使用计算机实施登记文件，达到一次性输入、多次进行输出，便于随时进行利用与查找的目的。在互联网上起草、修改、定稿文件，并且提供了查询数据的服务体系。在办公室自动化条件下，电子文件虽然在起草、审核到传递、发送文件已经完全实现了自动化，已经出现了替代纸质文件的迹象。可是因为电子文件产生的依赖性、不识别性，存储内容不稳定性，其原始性和合法性不易确认等问题，纸质文件通过长期的实践和不断总结，已经具有了一整套日趋完整的系统，所以，纸质文件的存在依然具有必要性。
只要是发稿，不管稿件是手写的还是打印的，各种文章在起草、改正指导签发的各个环节，都体现了具体文稿责任
人的建议，尤其是签发文稿的领导者，在修改定稿问题上更加体现了领导者的责任心，这也是形成正稿的重要根据，具有极高的凭证意义。从存档文稿的角度分析，纸质文件依然是拥有真实性与原始性的唯一材料。在电子文件中信息时能够游动的，因为存储在计算机系统、存储介质上的电子文件，可以不留任何痕迹地被复制、转移、删除。一份电子文件可以很方便地复制为若干个完全相同的电子文件，所以电子文件的原始性和合法性不易确认，而纸质文件信息与载体具有不可分离的统一“实体”的属性，一旦形成纸质文件，再次实行修正或者篡改，都会留下十分明显的痕迹，因此当前法律界认定纸质文件是最有利的证据，具有了电子文件无法替代的法律凭证功能。所以不管电子文件怎样变化，对应的纸质文件都要进行归档，在彼此间构建可靠和准确的关系。同时归档纸质文件要求必须定稿二份、一份作为底稿同时归档，一旦结束处理文书程序可以直接进行归档，在利用过程中，不需要借助于其他设备，就可以直接实施调卷与查阅，电子文件则需要通过计算机才可以实现，同时还需要管理好对应的软件。
四、电子文件和纸质文件同步归档管理模式“双轨制”的实现
鉴于电子文件与纸质文件具有的优势，根据当前的状况，在未来很长的一段时间，电子文件与纸质文件归档的现象将会持续存在，最为安全与简便的方法就是双轨制。
（一）公文同步归档可分以下几种情况
1.管理发文过程中，针对在计算机设备上进行拟稿、审稿、签发文件的部门，应当在制发文件时制造一整套纸质文件以及处理发文凭据，并且在处理纸质发文凭据上盖上公章，以便成为发文的凭据，之后和电子文件同时归档。（下转第69页）
二、电子文件与纸质文件具有的特征
（一）电子文件的特征
在数字设备及环境中产生电子文件，借助于数码形式在光盘、磁盘等载体，通过电子计算机等数字设备实行处理与查阅，并且传送在通信网络上。电子文件的优势包括密集存储、方面改正、快速传递、迅速查找、灵活输出等，能够集成化利用各类媒体信息，可以获得图文与声像，利用网络技术能够在最短的时间范围内在任意点上实行查阅，便于管理。可是电子文件必须依托于专业软
办公室业务
贡献者：论文59168电子档案与纸质档案特点比较_百度文库
两大类热门资源免费畅读
续费一年阅读会员，立省24元！
电子档案与纸质档案特点比较
上传于||暂无简介
阅读已结束，如果下载本文需要使用
想免费下载本文？
下载文档到电脑，查找使用更方便
还剩1页未读，继续阅读
你可能喜欢您当前的位置 ：
阅读大PK 纸质书电子书优缺点大盘点 孰优孰劣？
日 08:32:16
　　　浙江在线新闻网站
　　随着数字化时代的发展，以电子产品为载体的电子书也逐渐风靡。近年来，&电子书将占领书籍市场&&纸质书将在2018年被淘汰&等言论不绝于耳。那么，电子书是否已经抢占长兴的市场，纸质书真的面临被淘汰的尴尬吗？
　　&通俗读物&PK&名著、教辅&
　　刚刚大学毕业的朱燕云算得上是电子书的&忠实粉丝&了。从初中起，朱燕云就和身边的几位朋友爱上了电子书，她说：&一开始我们用的是MP3的歌词显示屏看，一行才十来个字。后来流行买&好记星&等电子词典，词典查得少，倒是经常抢着用它看电子小说。&
　　如今朱燕云更离不开电子书了，使用手机百度就可以随时随地搜索想看的书籍。如果下载一个专门的电子书阅读软件，就相当于有了一个电子书库，不仅有小说，还有各种各样的报刊、杂志等，携带方便，品种繁多。
　　但朱燕云也渐渐发现了阅读电子书的一些缺点：&读后印象不深，虽然我也试过看一些名著，但看了以后连作者名字都没记住，电子书好像更适合用来看一些消遣类的读物。&
　　这并不只是朱燕云一个人的感觉。不少读者都表示，喜欢在手机上看玄幻小说，但是如果要看专业书籍、名著，还是会选择阅读纸质书，毕竟电子书前后翻页对照、做笔记都不方便。
　　中午11点多，新华书店内依旧有许多顾客捧着书籍在阅读，书店相关负责人说：&近几年人们阅读习惯的改变，电子书的盛行确实影响了纸质书的销售。不过总的来说，教辅类用书、幼儿读物等销售量受影响较小，文学类特别是消遣小说类受影响较大。&
　　&见缝插针&PK&静心品读&
　　生活节奏的加快，工作的繁忙，让市民很少有时间坐下来静心读完一本书。因此电子书，特别是以短篇幅出现的网上新闻、微博讯息、微信文章受到了市民的青睐。午休时间，拿出手机翻阅几页小说，公交车上读一篇微信美文等&见缝插针式&的浏览方式成为了许多人的阅读方式，有人称这是利用碎片化时间进行碎片化阅读。朱燕云却饶有趣味地说：&古人不是讲究读书&三上&，我敢说看电子书的人都能做到，只不过要把&三上&改为&车上&！&
　　的确，电子书让人们实现了利用零碎时间获取信息。不少市民也表示，没事看看手机电子书已经成为了一种习惯。市民赵阳说：&如果是看纸质书的话，我喜欢在休息日，或者下班后，在家里或去图书馆、咖啡馆，花几个小时好好品读，这种静静沉浸在书里的感觉特别舒服。&
　　县图书馆副馆长夏世美建议，应当利用电子书和纸质书的优势，合理安排阅读方式。如果有时间还是提倡读纸质书，一方面不伤眼睛，另一方面方便记笔记和前后对照。在她看来，许多人，特别是学生容易沉迷于电子书，部分读者虽然来了图书馆，却还在用手机看电子书。&我个人感觉，纸质书更能让人静下心来，只有静下心来，才能更深刻地体会书里的文字。&
　　&追求新颖&PK&传统情结&
　　为了顺应时代变化，今年上半年，我县图书馆推出了&长兴移动图书馆&，囊括了超100万册电子图书。&推出以后，我们发现&移动图书馆&在年轻人群中比较受欢迎，但一些中年人、老年人相对不太感兴趣。&夏世美说道。
　　的确，由于涉及到电子产品运用及掌握等因素，年龄在一定程度上决定着电子书或纸质书的归属人群。但也并不全面，最基本的决定因素还在于个人的兴趣爱好，是爱好新颖抑或偏爱传统。
　　朱燕云的母亲虽已近50岁，在女儿的影响下，这几年也爱上了看电子书。朱燕云说：&我妈是个很赶时髦的人，她也觉得看电子书很有意思，还不用花钱。&
　　和朱燕云母亲一样，家住维多利亚小区的王根全，今年67岁了，自从儿子教会了他使用电子产品后，他也渐渐&迷&上了用手机看书，他说：&看久了眼睛是受不了，不过，电子书还有一项好功能就是&听书&。&
　　相比王根全的&追求新颖&，高中生吴静玉则是标准的&传统派&。作为典型的传统文化爱好者，她对戏曲、汉服、古诗等情有独钟。所以在看书方面，吴静玉对纸质书更是钟爱，她说：&翻翻书页，闻闻书香，才有看书的感觉，你想一个女孩儿在树下捧着书和一个女孩儿在树下捧着手机看电子书，是不是感觉差很多？&说完，她忍不住捂嘴笑了起来。
　　电子书和纸质书之间的选择
　　从竹帛到纸张再到今天的电子阅读器，技术的飞跃方便了人们的阅读，也加快了知识和信息的传播，从而推动人类历史的变革和前进。而电子书自问世以来,其海量存储、便于携带、节约成本的优势让纸质书相形见绌。
　　在现实中，面对电子书的不断冲击，很多实体书店最终难逃关门的结局。&电子书正在逐步取代纸质书&的言论更是不绝于耳。其实，阅读载体的变迁,见证的只是数字化时代的一个侧面。不论到哪个时代，读者的阅读习惯还是以自己的兴趣为主。爱书的人对纸质的书有一种难以割舍的情结，抱着一本纸质的书阅读与拿着一部MP4阅读这是截然不同的两种风景。
　　相比电子书，纸质书的另一大不可被取代的优势就是&深度&。走进各大书店就可以发现，大多数经典作品或最新作品均为纸质出版。而阅读那些内容深刻的书籍，读者依旧首选纸质书。
　　未来纸质书和电子书是否会共存，现在还言之尚早。因为电梯出现后，楼梯仍存在；汽车普及后，马车便不见了踪影。所以，与其花费精力预言纸质书是否会被电子书取代，我们还不如这样设想,未来电子书和纸质书可以像西医手术和中医针灸那样并存,让人们各取所需。
徐凌燕 章思思
月度明星支站
&&浙江在线新闻网站版权所有，保留所有权利&&县区频道：
档案文件查阅
&业务指导与交流
《文书档案保管期限规定》对机关电子文件和纸质文件材料的归档有何要求
作者：业务科&&更新时间：
& 根据《规定》第十条，“机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档”；本条对电子文件归档时的组成要件提出了特殊要求，以确保电子档案的长期有效性、可读性。元数据是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。背景信息是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。&&&《电子文件归档与管理规范》对各种不同类型的电子文件收集归档，都提出了具体要求。比如，对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时保留文字处理工具软件，文字型电子文件以为通用格式。对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式。如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描电子文件以&为通用格式。对用计算机辅助设计或绘图等设备获取的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件，视频和多媒体电子文件以为通用格式。对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以为通用格式。对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，则应连同专用软件一并收集。计算机系统运行和信息处理等过程涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一并收集。对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。&&&当今社会，信息技术、网络技术和计算机技术飞速发展，办公自动化水平不断提高，无纸化办公也越来越普及，电子文件数量大量产生，如果不对电子文件元数据、背景信息等文件材料进行归档，那么有朝一日，这些电子文件极有可能成为“死”文件，变成人们无法打开和认知的东西。在这方面我们有不少教训，比如，世纪年代和年代初，一些应用计算机的单位，普遍使用操作系统，产生了大量电子文件。随着技术进步和设备更新，一些单位由于没有及时实现数据的安全、有效、完整的迁移，也没有保存产生这些电子文件的元数据、背景信息的文件材料，导致当时形成的电子文件到如今成为打不开、读不了的“电子档案”。因此，机关在对电子文件归档时，务必对电子文件元数据和背景信息等文件材料进行归档。&&&根据《规定》第十条，“机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档”，这里规定了纸质文件材料归档的组成要件。在机关文书处理过程中，办理各种文件，常有文件处理单或发文稿纸，包含有拟办、批办、承办、审核、签发等多种不同内容，体现了文件形成的过程和来龙去脉。机关归档时，应将文件处理单、发文稿纸与正本文件一并归档。}