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干部人事档案的整理工作
干部人事档案的整理是整个干部人事档案工作的重要组成部分，是档案业务建设的基础工作之一。
第一节　干部人事档案整理工作概述
一、 干部人事档案整理工作的概念
干部人事档案整理工作，就是将收集起来还处于零乱状态的干部人事档案材料和不规范的干部人事档案，按照《干部档案工作条例》和《干部档案整理工作细则》的要求，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，使其条理化、系统化、规范化的过程。这是一项技术性的工作，是档案业务建设的基础工作之一。广义地讲，整理还包括整理前材料的补充收集和对装订成卷档案内容的不断补充、续订工作。
二、干部人事档案整理要达到的目的及注意事项
（一）整理要达到的目的即完整、精炼、条理、实用。
（二）整理工作注意事项
干部人事档案整理人员必须认真执行《档案法》、《保密法》、《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》等有关法规，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密。
1、 在整理档案时，严禁吸烟，确保档案的安全。
2、 不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。
3、 不得擅自处理或销毁档案材料。
4、 加强对档案材料的管理，防止丢失档案和材料，不能泄露干部人事档案内容；认真负责，耐心细致，防止折皱或损坏干部人事档案材料。
第二节　　干部人事档案材料的分类、排序
（一）分类的方法
分类就是判断每一份干部人事档案材料所属类别的工作。由于每份材料的形式和内容千差万别，要准确地使每份材料对号入座，应严格按照规定，遇到政策性强，难以确定的材料时，应及时主动向上级部门请示，积极寻求解决的方法。具体分类可采取以下方法：
１．按材料的标题分类
在正常情况下，材料的标题是判断其所属类别的标志，这种命题分类法是最常见的一种，它是建立在材料正规，标题和内容相符的基础上的。不适用于历史上形成的不标准的干部人事档案材料。
２．按材料内容分类
由于环境条件的限制，历史上形成的干部人事档案材料在规格的撰制上各地很不一致。有些材料命题一样，但反映的却不是同一个方面的内容；有些材料反映的内容相同，它们的命题却不一样。这样的材料，在分类时必须按照其内容进行认真细致地判断。由几个方面内容构成的材料，以其主要内容来确定其归属类别。
３．按照材料的形成与内容的特点分类
干部人事档案材料既有干部个人形成的，也有组织上形成的。既有表格，也有书面文字材料，它们所反映干部情况的角度也不同。这些内容上、形成上的特点也可作为分类的一个线索。譬如，表格一般归第一类和第九类。凡是个人形成的表格一般归第一类（履历部分）；凡是组织上形成的表格一般归第九类（工资、任免等）。主要证明材料放第五类或八类等，但这不是绝对的，要具体情况具体分析。
（二）现行材料的分类及需注意的问题
一九九Ｏ年，中组部修订下发的《干部档案工作条例》，将干部人事档案的内容共划分为十个大类，并对常见的干部人事档案材料的属类问题作了原则的划分。根据《条例》和《干部档案整理工作细则》的精神，结合当前工作实际，现将各类材料的原则划分说明如下：
第一类　履历表材料：干部履历表（书）、简历表，干部、职工、教师、医务人员、军人、学生等各类人员登记表，个人简历材料；更改姓名材料。（新增加：干部履历补充表）
1.这类材料科目分类中存在一种通病：对其中的“各类人员登记表”理解不透，尤其对学生登记表把握不好。正确的方法是：学生入校后填写的反映其过去经历的普通登记表放第一类；而中学、大学报考登记表（中学和高等院校招生报考书，推荐、选拔学生登记表）与成绩单和毕业生登记表共同构成一整套学历材料，应放在第四类。
2.常见材料的归属：
（1）．现为干部，过去曾当过工人的，工人有关登记表，归一类。
(2)．党团员干部（一般经历的）登记表、简历表归一类。党、团员登记表（整党或重新登记过程中形成）放六类；
(3)．土改、镇反、“三反、五反”、肃反、社教运动、支边扶贫、下派锻炼、驻村（厂）帮社（企）工作队员登记表都归一类。
(4).公安人员、武警干部、职员、工人、学员、行政工作人员一般经历内容的登记表、简历材料归一类。
(5).提拔的后备干部登记表（须经呈报机关和审批机关签字盖章的）归一类。
(6).干部履历鉴定书（表）或履历表、简历表有鉴定的，以履历为主的归一类；以鉴定为主归三类。
(7).主要内容是干部简历的审查表、调查表、履历变化补充表归一类。
(8).《干部个人革命活动简历》材料归一类。
(9).机要人员登记表，以简历为主的归一类；以鉴定为主的归三类；以政审为主的归五类。
(10).待业人员登记表、工会会员登记表、没实质内容和经历的表格不归档案。如确有保存价值的，可归入十类。
(11).“五·七”干校学员登记表归一类。若以鉴定为主归三类。
(12).“知识青年”上山下乡申请登记表归一类。认定其下乡时间为参加工作时间的材料归五类。单独的材料归三类。
(13).参战人员登记表及参战各时期的情况（登记）材料归一类。
(14)．凡是反映本人自然情况、个人经历、家庭和社会关系等基本情况的表格材料都应归一类。
(15).“军人履历表”应拆开处理。属于履历部分和家庭主要成员情况等材料归一类；自传归二类；有残疾的体检表归十类；其余材料按其内容性质确定其归属的类别。
第二类自传及属于自传性质的材料：自传，干部自传，以自传为主的履历或简历表，以自传为主的历史反省材料，自传内容较多的入党申请书（没有自传材料时代替），已提拔的后备干部的自传，其他自传性质和以自传为主的材料归二类。
有的干部没有写过自传，可将含有自传内容较多的一份入党申请书归此类，并在案卷目录中标明“代自传”。一般的科技干部业务自传、技术自传，不归挡。
组织上对干部本人交代的有关本人经历、家庭情况或社会关系等材料，凡有专题调查报告、调查材料或结论性意见的材料，应合并一起归入五类，不可拆开存放于一类和五类中。
第三类鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料：以鉴定为主要内容的各类人员登记表，组织正式出具的鉴定性干部表现材料，作为干部任免、调动依据的正式考察综合材料，考核登记表，干部考核和民主评议的综合材料。新增加：党和国家机关工作人员年度考核登记表，领导干部届末考核（考察）材料，涉及干部个人重大经济问题的审计报告意见和主管经济工作的干部离任审计考核材料归三类。
(1)个人（自我）鉴定归三类。
(2)学生、学员毕业（结业）鉴定归三类；而第四类如果没有毕业生（学员结业）登记表时，或鉴定上有成绩的，此类鉴定放第四类（党校学员毕业鉴定表）。
（3）干部、职工、学生、学员、党（团）员鉴定归三类。
（4）出国鉴定归三类。
（5）劳动鉴定、工作调动鉴定归三类。
（6）各种工作人员，如社教工作队员、驻村（厂）工作队员、支边扶贫等人员以及党建工作队员鉴定归三类
（7）年度考核表归三类。述职报告不归干部人事档案。
（8）总结（毕业总结），以鉴定为主归三类；重点谈收获、体会的归十类。短期（半年以下）的总结材料不归档。
（9）领导干部轮（培）训考核鉴定表归三类。
（10）干部在国外或境外表现情况的鉴定材料归三类。
（11）“文革”、“动乱”表现及廉政情况综合评定材料归三类。
（12）考察材料作为任免表的附件的（任免表里注明），随任免表一起归九类，习惯上都把考察、考核、表现材料统一放第三类。
（13）组织对干部德、能、勤、绩的考察、考核材料，包括后备干部考核表（提拔任用后），干部提拔任免时和届中届末或离任时组织形成的正式考察、考核材料，阶段性或鉴定性质的表现材料及党和国家机关工作人员年度考核表，归三类。
（14）由于历史原因，过去那些以考核人名义代表组织形成的材料应视为正式材料。今后，考核材料必须以组织的名义形成，并且加盖公章。
（15）一九八三年以后形成的鉴定材料，必须有组织盖章和本人签字，若本人看过没有签字，应由组织注明“材料与本人见过面”。
第四类学历、学位、成绩、培训和专业技术情况的材料：报考高等学校考生登记表（报考书），审批表，学历证明材料，选拔留学生审查登记表；专业技术职务的审批表，套改和晋升专业技术职务（职称）审批表；干部的创造发明、科研成果、著作及有重大影响（如获奖或在全国性报刊上发表）的论文等目录。新增加：毕业证（复印件）、学位证（复印件）、授予学位的决定、决议、学位论文答辩决议，博士后研究人员工作期满登记表等；教师资格过渡登记表及各种培训登记表（如公务员过渡培训表）等。
1、学历材料要注意：
（1）完整性。一套完整的学历材料（除入学后所填的反映经历的学生登记表放一类外）至少有：①中学或高校招生报考登记表或报考书、选拔学生登记（审批）表；②学习单（卡）；③毕业生（学员结业）登记表（没有毕业生登记表或者鉴定上有成绩时以毕业或结业鉴定代替）以上三个部分构成。
（2）真实性。①不具备成人学历教育资格的办学单位颁发的毕业证、学历证明，不承认学历。②没有参加统一入学考试，学习时间不符合学制规定和补发的学历证明无文件依据的，不承认学历。
2、不易掌握的材料：
（1）．“文革”中推荐的“工农兵”学员，组织推荐材料归四类。但在推荐过程中，贫下中农代表的座谈记录原则上不归档案。
（2）报考、推荐或选拔高、中等学校的学生政审材料与报考登记表、审批表一起归四类。
（3）高（中）等教育的成绩单、记分册、记分卡归四类。
（4）在职干部推荐或保送到各种学校学习的审批表归四类。
（5）三个月以上各种专业学习或理论培训成绩单、专业知识培训登记表归四类。
（6）在职干部普法学习、哲学学习等考试成绩单归四类。
（7）技术、业务水平评定或技术革新成果评定的结论性材料归四类。重要的（评高级职称或有特殊业绩的）业务自传、技术自传归四类，一般的业务、技术自传则存科技档案。
（8）反映干部学历、专长、业务能力和贡献的登记表、调查表、审批表归四类。
（9）学生证、毕业证、各科试卷、毕业设计、准考证、入学通知书不归干部人事档案。毕业证、学位证复印件归四类。
第五类政审材料：审查干部政治历史情况（包括党籍问题）的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或说明情况的材料，主要证明材料；甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的依据材料；入党、入团、参军、出国等政审材料；更改干部的民族、年龄、国籍、入党入团和参加工作时间的组织审查意见，上级批复以及所依据的证明材料归五类。
说明：整套的政审材料包括：①批复，②结论或甄别复查结论（决定），③本人对结论的意见及检查交待材料，④调查报告、主要证明材料四部分构成。而历史上形成的材料不一定完整保留，不便再补齐的，只能一个问题相对集中排列归挡。
（1）以政治问题为主。在一九九0年的“内清”中未给予处分的“两乱”中的表现和“内清”核查材料归五类。
（2）组织上已作结论的“文革”表现材料，仍保留在五类。
（3）家庭成员、主要社会关系的证明材料，或平反改正通知、决定归五类。
（4）有组织审查结论的“调查表”、“审批表”归五类。
（5）经过核对的记录在案材料和本人意见归五类。
（6）确定更改参加革命工作时间和出生、入党、入团时间，以及解决（更改）国籍、民族问题的上级批复、审查结论、调查报告、个人申请及有关证明材料归五类。
（7）历史问题的审查材料，保留在五类。
（8）家庭出身、本人成分的证明材料保留在五类。
（9）有关历史问题的个人交代材料保留在五类。
（10）因隐瞒历史问题、家庭出身等原因受处分的审查材料仍保留在五类。
（11）未经组织结论的反映干部重大问题的材料不能归入干部人事档案，只能退还该干部所在单位，待党组织作出结论（认定）后，再判定是否该归档。
（12）参军（或招工、提干）政审时，群众的谈话记录不归档。
（13）政审过程中的请示报告、信件、函调、索要证明卡片、外调提纲、调查线索、外调介绍信、与被查人谈话记录、审查结论和调查报告的草稿、底稿不归档。
（14）入党时形成的政审报告和外调证明材料应放五类。
第六类加入党、团的材料：中国共产党入党志愿书，入党申请书（1－2份全面系统的）和转正申请书，党员登记表，不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料；民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表，认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见；共青团入团志愿书、申请书，团员登记表，退团材料；加入民主党派的有关材料。
（1）入党积极分子培养表、组织谈话记录和预备党员培养教育考察表，有组织说明的归六类。
（2）党员登记中缓登期满后的组织决定及有关材料归六类。
（3）未批准或未转正以及取消预备党员资格的入党志愿书，由干部所在单位党组织保存，不归入干部人事档案，已归档的应取出来。
（4）“文革”中恢复党员组织生活的登记表，审批表应撤出销毁，“双突”党员的入党材料保留在十类。
（5）凡被开除出党的，其人党材料仍保留在六类，但必须在志愿书封面上注明，何时由何机关开除出党。
（6）党团材料只归组织作了结论的正式材料，不归谈话和会议记录材料。
（7）入党申请书最多只归首尾两份。
（8）要求入党、入团期间的思想汇报材料、党小组、支部讨论记录、考察写实材料、有关问题请示报告、审批通知书等不归干部人事档案。
（9）纯属简历的党员登记表、简历表、党（团）员干部登记表应放在第一类。入党调查报告和证明材料应放五类。
第七类奖励材料（包括科技和业务奖励）：各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。
（1）创造发明奖励、业务奖励材料归七类。
（2）立功受奖材料归七类。
（3）正式命名授予的英雄、模范、先进工作者、“三八”红旗手、优秀教师、优秀学生、新长征突击手、优秀党（团）员、“五讲四美”先进个人等称号的审批表及事迹材料归七类。
（4）县团级以上单位对于个人的通报表扬材料归七类。
（5）部队评的“五好”战士等材料归七类。
（6）奖学金审批表归七类。
（7）单位立功授奖，不能将单位的事迹材料归入该单位主要领导个人档案中。
（8）奖励工资的审批表放九类，事迹材料（无工资的）归七类。
（9）奖励过程中形成的决定、通告、请示报告属于文书档案；奖状、纪念册、奖章、勋章不归档案，由本人保存，重要的荣誉证书复印件可归七类。
第八类干部违犯党纪、政纪、国法等材料：处分决定（免予处分的处理意见），查证核实报告，上级批复，本人对处分的意见和检查、交待材料；组织上对干部个人的通报批评材料；甄别、复查报告、决定，上级批复及本人意见；法院审判工作中形成的判决书等。
（1）刑事、司法、民事、行政（治安）拘留、劳教审批材料归八类。
（2）免予处分的本人检查材料和组织形成的材料归八类。
（3）政治历史问题与违纪错误混同一起给予处分的结论、调查报告、处分决定等材料，归八类；只有批复或结论而未给予处分，以政治历史问题为主的归第五类；以违纪错误为主的归八类。
（4）撤消处分的材料归八类。
（5）“三反五反”运动中问题较严重，有组织意见的坦白交代或检查材料归八类。
（6）反右派斗争中被错定右派的决定（结论）、平反改正结论、报告、本人检查交代材料归八类（结论为说错话办错事的有关材料不归入）。
（7）核查中定为“文革中犯严重错误”的上级批复文件、处分决定、处理意见、调查报告、本人检查及对结论的意见、申诉材料归八类。
（8）在一九九0年的“内清”检查中受处分的材料和以违纪错误为主又没有受处分的“两乱”中的表现材料归八类。
（9）处分决定、复查决定、撤消处分决定、不予（免予）处分的决定归八类。
（10）纪检查处案件中的处分决定、批复、通知等原稿，索要的调查证明材料、检举揭发旁证材料和司法部门判决书原件、证据、本人交待、侦破方案、审讯笔记等，属案件档案，不归入干部人事档案。
第九类录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休退职材料及各种代表登记表等材料：干部工资级别登记表、转正定级审批表，各种工资变动审批表（呈报表），奖励工资审批表，享受特殊津贴的呈报表，解决待遇的审批表、批复等；干部任免审批（呈报）表，调动呈报表，公务员报考登记表、录用审批表、公务员过渡登记表，聘用审批表和合同书，续聘、解聘、辞退材料，干部退（离）休审批表，军队转业干部审批表，授予军（警）衔审批表；出国（境）审批表、备案表；党代会、政协会、工、青、妇等群众团体代表会、民主党派代表会代表登记表、委员简历（提名呈报表）等归九类。
（1）义务兵应征入伍（兵役登记表）、退伍登记表、审批表归九类。
（2）大、中专毕业生分配报道通知书可归十类。
（3）工龄津贴年限说明，归九类。
（4）招工登记表、审批表归九类。
（5）“以工代干”人员转干审批表归九类。
（6）现为干部，过去是工人的和新招合同制工人登记表，劳动合同等材料，归九类。
（7）有干部职务任免内容的登记表、简历表、审批表归九类。
（8）党委成员、团干部、讲师团成员登记表（任免性质），援疆（进藏）人员登记表、审批表归九类。
（9）“内调”人员登记表，审批表归九类。
（10）无任免呈报表时，任命书、任免通知可归九类，有任免呈报表则不归任免文件。
（11）商调函、调令不归干部人事档案。
（12）工资关系备案表归九类，出国任务批件不归档。
（13）职务变动和工资变动登记表存九类。
第十类其他可供组织参考有保存价值的材料：有残疾的体检表，因工致残确定残废等级的材料；干部逝世后报纸报道的消息或讣告、悼词（生平）；非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等归十类。
（1）民事纠纷判决书归十类。
（2）军人结婚报告、离婚的结论材料归十类。
（3）军人家属随军登记表、审批表归十类。
（4）干部家属农转非的审批材料归十类。
（5）独生子女审批表归十类。
（6）思想汇报，原则上不归档，但反映的思想认识独特，影响较大的材料归十类。
（7）历次政治运动中的思想总结、个人检查等材料，仍保留在十类。
（8）不属前九类，但对组织有参考价值的材料如报到证（介绍信）等归十类。
（9）一般的体检表、化验报告，不归干部人事档案，确有保存价值的归十类。
二、 干部人事档案材料的排序
（一）干部人事档案材料排序的基本形式
1． 按档案材料形成的时间排序。第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第十类、材料可按材料形成时间的先后顺序排列。
2． 按材料内容的主次排序。第五类、第六类、第八类、可按这种方式进行排列。
3． 按材料功能性质相对集中，结合时间排序。如第九类可用此法。即9－1－1、9－1－2……； 9－2－1、 9－2－2……；9－3－1、9－3－2……。
（二）复杂材料的排序
1． 第五类材料的排序方法；
第五类材料的排序分为三个部分：一是结论部分，如上级批复、结论或决定（包括个人对结论或决定的意见），调查报告等。二是查证部分，如有关的证明材料等。三是本人检讨或交代材料等。每部分材料之间要注意保持内容的有关联系，分清主次关系。如多份证明材料，应根据每份材料所证明的主要问题相对集中排列。
五类材料分一次性审查和多次审查。多次审查又分同一问题和非同一问题的审查。还有一种是新问题有与原审查过的问题混合的审查。据此，在审查材料排序上应有所区别，既要层次分明，又能保持其内容的有机联系。这样才能使材料条理，眉目清楚，使用方便。排序具体式样如下：
例：一次性审查材料排序
（1）批复；（2）结论；（3）本人对结论的意见；（4）调查报告；（5）调查证明材料、旁证材料；（6）本人检查交代。
还有同一问题多次审查和非同一问题多次审查的排序方法。
2． 第五类中的证明材料的排序方法：
证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列，可分为历史问题的证明、家庭成员和社会关系的证实、党籍问题的证明等若干部分。在每部分中再按材料形成时间先后顺序排列。证明材料不多的也可按时间先后进行登记。
社会关系方面的证明材料，如果材料较多，为查阅方便，应按关系远近来排序。如：父母、岳父母、兄、弟、姐、妹、伯父、叔父、内兄、内弟等。如果严格按时间顺序排列往往把一个人情况的材料分成几部分，就不利于查阅。
3． 第六类党团材料的排序方法：
第六类党团材料可按入团材料、加入民主党派材料、加入中共的材料、中共党员登记表的排序，并根据各部分材料内容的主次关系进行排列。入团志愿书应排在入团其他材料之前；入党志愿书应排列在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序。
注：如果有人入党情况特殊，有领导机关或领导人批示的，可以将批示放在入党材料前面。
4． 第八类材料排序方法；
第八类材料排序方法与第五类基本相同，所不同的是，原处分没有调查证明材料。
第八类处分和撤消处分材料的排序：
（1）撤销处分部分；（2）原处分材料部分。
5． 第九类材料可按材料功能、性质、结合时间顺序相对集中排序。
如按材料功能、性质、结合时间，相对集中排序，其方法是；1、工资情况的材料；2、任免材料；3、出国、出境材料；4、党代会、人代会其他材料。每小类材料再根据形成材料的时间顺序排序。无出国审批材料可按三部分排列。我省就是按此法对第九类材料进行排序的。
第三节　干部人事档案材料的复制与技术加工
(一)复制的范围
鉴于复制耗资费力,易泄密,应从严控制复制范围.一般来说,复制的重点应放在三个方面:
1. 需要补充副本的各类主要材料.
2. 材料重要,但因制成年代久远,已经出现字迹消褪的材料.
3. 材料重要,但用圆珠笔、纯蓝天墨水、红墨水、铅笔书写或复写的字迹已快消褪的材料.
(二)复制的方法
1. 复印：只要原件字迹清楚,就可用复印机复印。
2. 打印：打印适用于一切文字材料。
3. 抄写：条件不具备时可抄写。
4. 手描：手描要注意保持档案材料的原貌。
5. 还有扫描和摄影等方法,但费用高,不便装订。
此外,新研制推广的字迹恢复固定剂(液),是档案字迹恢复和固定保护的最好用品。
二、技术加工
(一)技术加工的方法
为了便于装订、保管和利用，延长档案材料的寿命，对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料，应进行技术加工。其主要方法有：
1． 对超出16开规格的档案材料，在不影响材料的完整和不损伤字迹的前提下，可酌情进行剪裁或折叠。
2． 对破损、折皱、太薄和小于16开规格的档案材料要进行裱糊。
3． 对过窄或末空出装订线的档案材料，要进行加边；对两页以上散页单份材料要进行（缝纫或）裱糊粘贴。
4． 拆除档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属物品以防氧化锈毁材料。
(二)几种技术加工方法的具体要求。
裁剪就是对超出16开规格的档案材料在不影响材料完整和不破伤字迹的前提下，用切纸刀裁成标准的16开（长26公分，宽18.5公分）规格的材料。
为确保剪裁的质量，在裁剪时应以单页材料为单位，以防止将写得不规格、“抢头”、“占地”、不留装订线的材料切掉文字内容。剪裁时应在裁口处顺纸压一木尺，用左手按住文件材料再进行裁剪，避免提刀、按刀时纸张移动，影响裁剪的质量。
折叠，是针对超出16开规格，又不能裁剪（剪裁影响文字内容）的档案材料进行的技术处理。折叠时，要根据情况，可采取横折叠、竖折叠、横竖交叉折叠等办法。折叠的材料要保持整个案卷的平整，不得损坏文字、照片，又要便于打开，适于从右往左翻，从上往下阅读。
为了使干部人事档案材料整齐划一，延长档案材料寿命，对那些破损、折皱和小于16开规格的档案材料，要进行裱糊。裱糊的主要方法为：单面裱糊、夹面裱糊、开窗裱糊、鱼鳞或梯形托裱、胶纸粘贴等方法。
（1） 裱糊的准备工作：
① 衬纸。按照中组部的要求，“裱糊用的衬纸，必须采用白纸”。我们通常所用的衬纸多为高丽纸，是宣纸的一种。这种纸吸水性好，韧性大。
② 浆糊。裱糊应选用化学浆糊，或采用在浆糊中掺上杀虫粉、自制防虫防腐浆糊。有时少量采用化学胶水。
③ 揭裱。揭裱就是将原来裱糊的质量非常低劣的衬纸去掉。一种情况是对那些粘贴不紧，字迹遇水容易湮退的材料。揭裱时应先将材料的分离处用竹签缓缓向四面扩展桃开，直至材料与衬纸全部分开为止。揭纸的技巧，是将需要保留的一面朝下平贴在桌面上，按紧，轻轻揭去上面的衬纸。这样不易损坏要保留的材料。另一种情况，对于不怕水湮的材料，可先向材料边缘没有字的地方喷水或用水湮湿，在其发潮未干时，对着角轻轻卷数次，促使材料与衬纸分离。揭裱要小心仔细，防止损坏材料。材料揭下以后，应用两张毛边纸夹好，放在玻璃板或底面平整的重物下压平。
（2） 常见的裱糊方法：
① 单面裱糊
单面裱糊就是对单面有文字而小于16开或纸张较为脆薄的单页档案材料，把它粘贴在衬纸上。这是最常见的一种方法、具体方法是：先将档案材料有文字的一面朝下放在工作台上，在材料的背面用排笔均匀地将浆糊刷在档案材料上，再将16开的衬纸轻轻地铺在已刷上浆糊的档案材料上，一边铺，一边用毛刷将衬纸排平，然后，将衬纸和档案材料一起翻过来，放在木板或玻璃上晾干、压平。实际工作中常用化学胶水粘贴，这种方法日后不易再裱，需注意用纸（高丽纸）规范，胶水不易过多，材料背面四周抹上胶水，粘上衬纸，贴后晾干压平。
② 双面裱糊
双面裱糊就是在一张衬纸的正反两面上都粘贴档案材料。凡是一份多页的档案材料，多可采用夹面裱糊。双面裱糊的方法与单面裱糊大体一致。应注意的是，裱糊的两面都要留出装订线。一般不采取此方法。
③ 开窗裱糊
开窗裱糊是对于那些纸张小于16开，正反两面都有文字，且天边、地沿和左右边都很窄的档案材料来说的。先在衬纸上按档案材料的大小开一个窗口（窗口要略小于需裱糊的档案材料），然后在档案材料的四周边沿的空白处刷上浆糊，将其轻轻地粘贴在衬纸的窗口边沿上。采用开窗裱糊法应注意裱糊时不得覆盖档案材料上的文字内容，以免影响利用。
④ 鱼鳞托裱法
鱼鳞托裱法就是对一份数页，两面有字并小于16开的档案材料来说的。先将材料最后一页左边背后边沿刷上浆糊，然后将材料右边与衬纸的右边沿比齐后，粘贴在衬纸上。接着将倒数第二页材料也按上述程序将其粘贴在最后一张档案材料的左侧半公分左右处的衬纸上。其余依次类推。应注意的是：托裱后的档案材料的上下边沿要与衬纸上下边沿距离大致相等，档案材料的上下边对齐，右边错开，页页相盖，从第一页起，依次向右延伸出半公分左右，形状类似鱼鳞，因此叫鱼鳞托裱法。
⑤ 梯形托裱法
梯形托裱法是对一份数页小于16开，材料正反双面都有文字，且材料正面文字从上往下读，反面文字倒数的档案材料而言的。操作时应先将最后一页材料上边沿的背面刷上浆糊，与衬纸的下边沿比齐后粘贴上，然后将倒数第二页的；在材料的上边沿背面刷上浆糊与最后一页材料的左右边沿比齐，并向上移动半公分左右的距离粘贴在衬纸上。依次类推页页覆盖，将其他各页材料粘贴在衬纸上，形如梯状，因此叫梯形托裱法。
⑥ 胶纸粘贴
胶纸粘贴就是对那些原件纸质较好，较厚，但有些破损的档案材料，用透明纸粘贴在破损处，使之便于保管和利用。
⑦ 透明纸夹面裱糊
对于两面有字，且破损的档案材料，还可采用透明纸夹面裱糊，用极薄且透明的两张衬纸，直接粘贴在两面有字的材料的正反两面，既保护了材料，又能看清字迹。
4包边缝纫（粘贴）
① 粘贴的范围和作用。一是将两页以上的单份材料联结为一个整体，以有效地避免材料单页散失。二是为纸张宽度不够以及纸张较薄的单页材料加边，以适应干部人事档案补充材料或借阅、拆卷、订卷的需要。
② 粘贴的注意事项：一是不得将几份材料粘贴在一起，以免某份材料需要清理（或分类不准）时造成被动；二是缝纫线针脚要大，应距离材料左边沿半公分左右，以免打孔和剪裁时受影响；三是要注意美观，不要弯弯曲曲。目前已不提倡缝纫而采用粘贴法。
凡是过窄或未空出装订线的档案材料，应用纸条加边粘贴，可选用80克双胶纸。
6．去金属物
拆除档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属物，以防止氧化锈毁材料。
第四节　干部人事档案的目录登记、装订与验收入库
一、 顺序号、页码编写和填写目录
1． 顺序号、页码的编写。
顺序号包括类号和份号。类号是指对归档案材料所划分的十个大类号；份号是每类里面各份材料排列号。顺序号编写用铅笔，标在每份材料的右上角。如：1—1、1—2……，指第一大类，第一份、第二份……9—1—1、9—1—2……，指第九大类第一小类第一份、第二份……。9—2—1、9—2—2……指第九类第二小类第一份、第二份……。在目录表上类号用汉字一、二……十表示，单独占一行；份号用阿拉伯数字依次排列。
目录表上的份数栏填写,除含有复制件、附件等外，一般都是填一份，而非材料份数的流水号。目录表中页码一栏，是填每份材料所含页数，而不是每类材料的总页数或流水号。页码编写与图书一样，每面（有文字）为一页，每份材料一个总页数，有内容和表格（或空格）的计算页数，衬纸不算页数，有封面的材料，封面不编页码。页码编写在每份材料的右下角或左下角。用钢笔编写。目录填写时，各类材料之间（包括第九类各小类）要留出适当空格以备后续（一般每类一整张）。
2． 材料名称的登记
材料名称即材料标题，它是文件材料内容和特点的反映和高度概括，登记材料名称必须名副其实，文题相符。材料标题不长的应登记全称：材料标题过长的，可适当简化；无题目或文不对题的应根据材料的主要内容拟定题目。简化或拟定题目必须确切反映材料的主要内容或性质特点，拟定或简化的标题只在目录上登记，并作标记，不能在原材料上修改题目，凡是新拟或修改的标题，在目录上都用〔〕号括住。
3． 证明材料的登记
登记证明材料的名称，既要简明扼要，又要反映主要内容，不能简单地只写“证明材料”几个字。如果证明材料较多，为使反映的问题集中，应将其区分为“家庭出身”、“本人历史”、“社会关系”等若干小类别，要直接写谁的证明，或谁对谁的证明。如在“家庭出身”证实中，可用“ⅩⅩⅩ大队对ⅩⅩⅩ的证明”、“ⅩⅩⅩ对其父的证明”等形式；证明材料较少的，不用区分不同问题，应写清楚谁证明什么问题，如“ⅩⅩⅩ大队对其家庭出身的证明”、“ⅩⅩⅩ对其父的证明等。
4． 材料制成时间的登记
材料制成时间，一般采用材料落款标明的最后时间。复制的材料采用原材料的形成时间。在目录上填写时间应当填全年代号和月、日。一律用阿拉伯数字，如1972（年）10（月）26（日），不能只填72（年）10（月）26（日）。
二、关于职务变动、工资变动登记表的说明
1990年《条例》要求填写这两种表格，它是干部档案管理人员在整理干部档案过程中根据任免表和工资表填写的两张登记表，工资变动表放九类工资表类前面，职务变动表放任免表类前面，作为两类小目录便于利用。
（一） 分册与分册方法
分册是为了便于装订和利用，将超过2.5厘米厚的干部人事档案分成两册或数册的工作。干部人事档案的内容因人而异，有的可能只有数十份档案材料，有的可能多达上千份。《条例》附件《干部档案卷皮、档案袋样式和规定》中规定：档案袋厚2.5厘米（折叠部分）。因此，凡是超过2.5厘米的干部人事档案必须分册。分册是便于装订、保管和利用的一个变通措施。
2． 分册方法
① 分册应视材料多少、厚度而定。
② 在正常情况下，按厚度、按分类分册。
③ 一份干部人事档案，无论分几册，都是这份档案的有机组成部分。因此，要求每个分册都要标明包括哪几类。将总目录放在正本（一卷）的同时，再为其它分册填写（含哪几大类的）分目录。在这种情况下，应注意保持分目录与总目录的一致。在每个分卷的卷皮和外盒上注明（第几卷、共几卷）。
④ 分册应最大限度地维护干部人事档案内容的分类和有机联系，便于保管利用，不得把一个类别的材料人为地割裂分放。以免影响保管利用。
（二） 打孔
1． 打孔的规格。在材料左侧竖直打上三个装订孔，孔距（从距中心算起）8.3厘米，线孔中心距左侧边沿1.5厘米，上、下线孔中心，距上、下边沿均为5.4厘米（塑料卷夹三个眼是固定的，达标一级要求使用塑料卷夹）。
2． 打孔应注意的问题
① 要用专用的三孔打眼机严格按规定打孔，保证打孔质量，一般不用锥子扎（对以后续入材料不便）。
② 应将材料对齐用夹子夹住，以防打孔时纸张滑动（不能保证四面齐整）。
③ 个别书写不规则的材料要单页打孔，以防损伤文字。
④ 对打眼过多的材料要加边裱糊后再打孔，将来再续入材料时，也要按原材料的标准孔距打孔。
（三） 装订成册
装订成册是将零散的干部人事档案材料整理成专门案卷的最后一道工序。其主要工作有：
1． 核对目录与材料顺序是否一致。
2． 订卷。若用塑料卷夹按顺序安装就行了，对以后续入材料也比较方便。若用鞋带或线绳把卷皮和材料订在一起，线绳不能太细，以免损伤档案材料。要认真检查有无未装上的材料。做到四边整齐。
3． 检查有无金属品，若有达标时会扣分，要清理完毕后再装订。
4． 填写卷面姓名、籍贯、索引编码（四角号码），有分册的注明册数。
5． 填写整理干部档案责任卡（什么时间、整理谁的档案、整理人、审核人）。
四、 验收入库
干部人事档案管理人员在干部人事档案整理装订成册以后，根据中组部的有关规定，对干部人事档案进行全面审核验收，这是保证干部人事档案质量的最后一关，必须高度重视，有条件可指定专人认真做好这项工作。
检查验收的主要内容包括以下几方面：
1． 归档材料是否符合有关要求。
2． 材料的鉴别分类是否正确。
3． 有无缺少材料或张冠李戴。
4． 材料分类、排列是否准确合理。
5． 历史遗留的问题是否得到妥善处理。
6． 近期形成的干部人事档案材料是否全部归档。
7． 目录登记是否符合要求，是否编写了分类号、顺序号、页码。
8． 目录与档案内容是否相符。
9． 所有金属物是否彻底清除。
10． 技术加工是否认真仔细，符合要求。
11． 干部档案材料的文字内容方向是否一致。
12． 装订是否四面整齐，有无掉页未装材料。
以上是干部人事档案档案整理工作的主要内容。
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